Possedere una società negli EAU: le opportunità comportano responsabilità

Non è un segreto che imprenditori di tutto il mondo scelgano gli Emirati Arabi Uniti come luogo in cui registrare le proprie attività. Gli imprenditori dei Paesi post-sovietici non fanno eccezione: da tempo hanno puntato su questa giurisdizione per costituire società commerciali e di servizi. Ciò che li attrae maggiormente è il contesto imprenditoriale favorevole, un sistema bancario affidabile e la possibilità di avere una presenza fisica nello stesso Paese in cui sono registrati la società e il conto bancario.

Inoltre, gli EAU sono noti per la semplicità e la comodità con cui si possono fare affari. Molti imprenditori ritengono che, una volta scelto tra una free zone e il mainland, ottenuto il visto e aperto un conto bancario — anche se con qualche ostacolo — si possa stare tranquilli e gestire la propria attività senza ulteriori preoccupazioni. Questa percezione è piuttosto diffusa nella comunità imprenditoriale.

Tuttavia, è importante comprendere che la registrazione di una società e l’apertura di un conto bancario rappresentano solo l’inizio. Una volta costituita, la società deve adempiere a una serie di obblighi per rimanere conforme alle leggi e alle prassi commerciali locali. Il mancato rispetto di tali requisiti può comportare restrizioni operative o persino una responsabilità legale sia per la società sia per il suo management.

Esaminiamo più da vicino le responsabilità che una società con sede negli EAU, i suoi dipendenti e i suoi proprietari possono dover affrontare dopo la registrazione.

1. Obblighi fiscali
   – Registrazione ai fini della Corporate Tax
   – Registrazione ai fini dell’IVA
   – Presentazione della dichiarazione dei redditi societari
   – Redazione del bilancio annuale e revisione contabile
   – Aggiornamento delle informazioni sul portale della Federal Tax Authority (FTA)
2. Obblighi normativi e di compliance
   – Registrazione AML (per determinati tipi di attività)
   – Conformità alle norme sulla sostanza economica (Economic Substance Regulations)
   – Aggiornamento delle informazioni sul titolare effettivo (UBO)
   – Procedura KYC annuale presso le banche (e in alcune zone di registrazione)
3. Obblighi relativi ai dipendenti
   Registrazione al Wage Protection System (WPS) e invio dei report mensili sulle retribuzioni dei dipendenti
   Iscrizione al sistema ILOE (regime di assicurazione contro la disoccupazione)
   Fornitura dell’assicurazione sanitaria ai dipendenti (e agli investitori, a seconda della free zone)
   Ottenimento delle Labour Card per i dipendenti
4. Obblighi amministrativi
   – In caso di cambio dell’indirizzo registrato di una società mainland può essere richiesta un’ispezione dell’ufficio

1. Obblighi fiscali e di rendicontazione

1.1. Registrazione ai fini della Corporate Tax

Violazione: la società non si è registrata presso la Federal Tax Authority (FTA) entro 3 mesi dalla data di rilascio della licenza, pur avendo superato la soglia di reddito obbligatoria (AED 375.000 di fatturato annuo) o essendo comunque tenuta alla registrazione in quanto persona giuridica.

Esempio: una startup operante in una free zone ha generato un reddito superiore alla soglia prevista ma non si è registrata ai fini della Corporate Tax, ritenendo di essere automaticamente esente dall’obbligo di registrazione in quanto FZCO.

Conseguenza: sanzione per mancata presentazione: AED 1.000–2.000 per ciascuna violazione.

1.2. Registrazione ai fini dell’IVA

Violazione: la società supera la soglia di reddito obbligatoria (AED 375.000) ma non presenta la domanda di registrazione ai fini dell’IVA.

Esempio: una società operante nel Dubai Mainland ha avviato vendite attive all’interno degli EAU, ha superato la soglia, ma non si è registrata ai fini dell’IVA.

Conseguenze: sanzione di AED 10.000 per registrazione tardiva; ulteriore sanzione del 2% al mese sull’importo dell’IVA non versata, a partire dal primo mese di ritardo.

1.3. Bilancio e revisione contabile

Violazione: la società non presenta il bilancio annuale all’autorità competente della free zone oppure presenta informazioni incomplete.
Alcune free zone (come DMCC, IFZA e altre) richiedono obbligatoriamente un bilancio sottoposto a revisione.

Esempio: una società costituita nella DMCC non ha presentato il proprio bilancio entro 90 giorni dalla chiusura dell’esercizio finanziario.

Conseguenze: sanzioni a partire da AED 2.500; impossibilità di rinnovare la licenza; sospensione dei visti di residenza.

1.4. Aggiornamento delle informazioni sul portale della Federal Tax Authority (FTA)

Violazione: la società ha cambiato sede legale, amministratore o UBO ma non ha aggiornato tali informazioni presso la FTA.

Conseguenze: sanzione a partire da AED 5.000 per aggiornamento tardivo; rischio di revoca del TRN (numero di registrazione fiscale).

2. Obblighi di conformità normativa

2.1. Mancato rispetto dei requisiti AML / CFT

Violazione: una società che svolge attività di intermediazione, contabilità, consulenza legale o fiduciaria non si registra nel sistema goAML (per il monitoraggio delle transazioni), non nomina un Compliance Officer e non presenta le segnalazioni richieste.

Esempio: una società di consulenza nell’ADGM non sapeva che la propria attività rientrasse nella normativa AML e non si è registrata.

Conseguenze: sanzioni da AED 50.000 ad AED 1.000.000; possibile congelamento dei conti bancari; in alcuni casi, sospensione della licenza.

2.2. Mancato rispetto delle norme sulla sostanza economica (ESR)

Violazione: una società soggetta all’ESR (ad esempio holding, trasporto marittimo, distribuzione) non presenta l’ESR Notification e non supera il Substance Test.

Esempio: una holding RAK ICC non ha presentato l’ESR Notification, ritenendo di non svolgere alcuna attività rilevante.

Conseguenze: sanzione di AED 20.000 per mancata presentazione della Notification; sanzione di AED 50.000 per il mancato superamento del test ESR; rischio di scambio automatico di informazioni con le autorità fiscali estere (nell’ambito del CRS).

2.3. Comunicazione del titolare effettivo (UBO)

Violazione: la società non presenta o non aggiorna le informazioni sull’UBO.

Esempio: una società nel DIFC ha dichiarato informazioni false oppure non ha presentato la UBO Declaration entro 60 giorni dalla costituzione o da una variazione della compagine sociale.

Conseguenze: sanzioni fino ad AED 100.000; sospensione temporanea dell’attività della società.

2.4. KYC e compliance bancaria

Violazione: la società o i suoi proprietari non aggiornano i dati personali o societari presso la banca (passaporto, indirizzo, origine dei fondi), con conseguente congelamento o chiusura dei conti.

Esempio: la società nell’ADGM non ha presentato i documenti aggiornati richiesti dalla normativa KYC.

Conseguenze: sospensione o chiusura del conto; difficoltà nella riapertura di conti negli EAU.

3. Obblighi relativi ai dipendenti e al lavoro

3.1. WPS e rendicontazione delle retribuzioni dei dipendenti

Violazione: una società mainland non paga gli stipendi tramite il Wage Protection System (WPS) oppure ritarda il pagamento degli stipendi di oltre 90 giorni.

Esempio: una società mainland paga gli stipendi in contanti senza bonifici ufficiali tramite WPS.

Conseguenze: labour ban (divieto di assumere nuovo personale); sanzioni da AED 1.000 ad AED 50.000; in caso di violazioni ripetute, sospensione della licenza e responsabilità penale.

3.2 Registrazione ILOE (assicurazione contro la perdita involontaria del lavoro)

Tutti i dipendenti che lavorano con un visto di residenza degli EAU — nel settore privato, governativo e federale, comprese alcune free zone e il mainland — devono essere iscritti al sistema ILOE. Si tratta di una responsabilità congiunta di datori di lavoro e dipendenti.

Violazione: il dipendente non si registra entro 4 mesi dal rilascio del visto.

Esempio: un lavoratore straniero riceve il visto dal datore di lavoro ma non si iscrive all’ILOE.

Conseguenze: sanzione di AED 400, addebitata automaticamente tramite ICP/GDRFA;
rinnovo del visto bloccato fino al pagamento dell’assicurazione.

Violazione: mancato pagamento del contributo assicurativo (mensile o annuale).

Conseguenze: sanzione di AED 200; possibile limitazione dei diritti lavorativi tramite il MOHRE, comprese le domande di impiego, il rilascio di nuovi visti ecc.

3.3. Stipula dell’assicurazione sanitaria

Violazione: la società non fornisce ai dipendenti l’assicurazione sanitaria obbligatoria, in violazione della legge degli EAU.

Esempio: un dipendente con visto del Dubai Mainland lavora senza un’assicurazione sanitaria valida oppure l’assicurazione non soddisfa i requisiti minimi di copertura della DHA.

Conseguenze: sanzioni da AED 500 ad AED 20.000 per dipendente, a seconda della durata del periodo di inadempienza ai requisiti assicurativi; rifiuto del rinnovo dei visti o delle modifiche ai contratti di lavoro; possibili restrizioni tramite i sistemi del MOHRE o della GDRFA.

3.4. Violazione dei requisiti di assunzione e documentazione dei dipendenti

Violazione: impiego di personale senza Labour Card o mancato adempimento degli obblighi relativi ai visti.

Esempio: una società mainland assume freelance o lavoratori irregolari senza adeguati contratti di lavoro o visti.

Conseguenze: rilascio incompleto o errato della Labour Card: sanzione di AED 100 al mese per dipendente; mancanza di documentazione adeguata: sanzioni fino ad AED 50.000 per dipendente; inserimento della società nella blacklist; rifiuto del rinnovo della licenza.

4. Obblighi relativi al supporto amministrativo e legale

4.1. Ispezione dell’ufficio in caso di cambio di indirizzo (Mainland)

Violazione: la società cambia sede dell’ufficio e aggiorna il proprio indirizzo legale, ma non si sottopone all’ispezione obbligatoria da parte del Dubai Economy & Tourism (DET) o del comune competente.

Esempio: la società si trasferisce in nuovi locali senza informare le autorità né completare la successiva ispezione.

Conseguenze: rifiuto del rinnovo o della proroga della licenza; sanzioni amministrative (di norma tra AED 5.000 e 15.000); sospensione temporanea di tutte le attività commerciali; rischio di revoca della licenza in caso di violazioni ripetute.

Il rispetto di tutti gli obblighi sopra elencati richiede spesso il coinvolgimento di professionisti locali qualificati e con competenze specifiche. Sebbene il mercato degli EAU offra un’ampia gamma di consulenti aziendali che assistono nella registrazione delle società e nelle pratiche per i visti a prezzi vantaggiosi, i loro servizi hanno spesso una portata limitata. È quindi fondamentale affidarsi a consulenti legali e aziendali in grado di offrire un supporto continuo lungo l’intero ciclo di vita dell’impresa, garantendo che la società rimanga conforme in tutte le fasi del suo sviluppo.