La légalisation de documents est une procédure par laquelle les autorités d’un pays certifient la validité d’un document auprès des autorités d’un autre pays.
Les EAU n’ayant pas adhéré à la Convention de La Haye sur l’apostille, la légalisation simplifiée ou les services d’apostille ne sont pas applicables aux EAU : la seule façon de faire légaliser des documents est de passer par la procédure de légalisation auprès de l’ambassade des EAU.
Légalisation de documents aux EAU
Si un document est délivré aux EAU et doit être présenté à une autorité d’un autre pays, il doit être légalisé par le consulat de ce pays aux EAU.
La procédure est généralement la suivante :
- Une copie certifiée du document est établie (si l’original ne peut pas être remis car il n’existe qu’en un seul exemplaire) ;
* S’il s’agit d’un document social, il peut faire l’objet d’une attestation par l’administration de la zone franche ou de la zone offshore où votre société est immatriculée, sauf s’il s’agit d’une entité mainland; - Le document est ensuite attesté par le ministère des Affaires étrangères des EAU ;
- Enfin, il est présenté pour attestation au consulat du pays dans lequel vous comptez l’utiliser.
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Légalisation de documents délivrés hors des EAU
Les exigences en matière de légalisation de documents aux EAU peuvent varier d’un pays à l’autre, mais, en règle générale, la légalisation de documents délivrés hors des EAU et destinés à être utilisés aux Émirats comprend les étapes suivantes :
- Le document est certifié par un notaire dans le pays d’origine (sauf s’il est délivré par un organisme public) ;
- Si le document n’est rédigé ni en anglais ni en arabe, il doit être traduit (avec traduction certifiée) dans l’une de ces deux langues ;
- Le document est ensuite authentifié par une autorité compétente du pays d’origine (ministère des Affaires étrangères, tribunal ou tout autre organisme concerné) ;
- Le document peut alors être présenté à l’ambassade des EAU dans le pays d’origine pour authentification.
Une fois les documents arrivés aux EAU, une étape supplémentaire est nécessaire pour qu’ils produisent pleinement leurs effets juridiques :
- Les documents doivent être vérifiés par le ministère des Affaires étrangères des EAU : celui-ci contrôle le cachet de l’ambassade, s’assure de la présence de tous les autres cachets et certifications et procède à l’authentification finale.
Délais : la légalisation de documents pour les EAU prend environ 2 à 3 semaines, mais le délai dépend du pays d’origine des documents.
Services de légalisation de documents aux Émirats arabes unis
L’authentification de documents aux Émirats arabes unis (EAU) est une démarche complexe qui nécessite de nombreux échanges avec différents organismes publics, à plusieurs étapes successives.
Tout retard ou toute erreur au cours de ce processus peut bloquer les procédures suivantes et entraîner des conséquences financières imprévues. D’où l’importance capitale d’une connaissance approfondie du contexte local et des organismes publics des EAU pour s’orienter avec succès dans le dédale des exigences et procédures de légalisation.
Professionnels ancrés dans le contexte local, les membres de l’équipe Smart Advisors sont en mesure non seulement de régler vos questions liées aux documents, mais aussi de vous aider dans vos tâches administratives et comptables courantes, afin que vous puissiez vous consacrer pleinement au développement de votre entreprise.
Questions fréquentes
Non. Les EAU ne sont pas partie à la Convention de La Haye sur l’apostille : les documents étrangers doivent donc passer par une légalisation consulaire complète, et les documents émiratis destinés à l’étranger doivent être certifiés par l’ambassade du pays de destination.
Le document est notarié dans le pays d’émission, authentifié par le ministère des Affaires étrangères de ce pays, certifié par l’ambassade des EAU sur place, puis enfin certifié par le ministère des Affaires étrangères des EAU après son arrivée.
Les documents d’entreprise sont d’abord certifiés par la zone franche ou par un notaire, puis par le ministère des Affaires étrangères des EAU et enfin par le consulat du pays dans lequel le document sera utilisé.
Les diplômes, les actes de naissance et de mariage, les procurations, ainsi que les documents d’entreprise tels que les certificats de constitution, les statuts, les certificats de bonne situation (good standing certificates) et les résolutions du conseil d’administration.
Pour les tribunaux, les ministères et la plupart des organismes publics, oui. La traduction doit être réalisée par un traducteur juridique agréé par le ministère de la Justice des EAU.
Environ 2 à 3 semaines. Le délai dépend surtout du pays dans lequel le document a été émis.
La légalisation des documents émiratis dépend des frais consulaires.
